Behandling af persondata i klubber og sektioner

Fra 25.  maj 2018 er der kommet skrappere krav til behandling af persondata.

Det har også betydning for klubkartoteker, mail-lister og andre oversigter over medlemmer, som klubber og sektioner behandler.

Faglige Seniorer har fået en advokat til at lave en vejledning specielt til seniorklubber og Faglige Seniorers sektioner.

Se vejledningen her: Vejledning om klubbers behandling af persondata

Her er et uddrag af vejledningen om brug af persondata:

1. Persondata er blandt andet: navn, adresse, e-mail, telefonnummer, fødselsdag, alder, og personens tilhørsforhold til den fagforening, som klubben hører ind under.
2. Klubbernes medlemsdata er per definition personoplysninger, da de angår en identificeret person.
3. Klubben har en pligt til at sikre sig, at medlemsdataene er korrekte og ajourførte til enhver tid.
4. Klubben bør som udgangspunkt slette data for tidligere medlemmer og personer, der ikke er medlemmer.
5. Klubben skal sikre sig, at medlemsdata alene deles mellem et fåtal af personer i klubben, og at selve formatet, hvori oplysningerne opbevares, også er rimeligt sikkert i forhold til omstændighederne.
6. Klubben skal til enhver tid kunne dokumentationen, at have en nedskrevet politik for, hvilke personoplysninger der indsamles og behandles, hvorledes de opbevares, hvem der har adgang til dem, mv., mens den anden del handler om at overholde politikken og regelmæssigt at følge op på om politikken overholdes.
7. Da klubbens formål med indsamling af oplysninger kan være indberetning til kommune, fagforening o.lign, vil et samtykke hertil skulle indhentes fra den registrerede. Af samme årsag må det anbefales, at klubben får samtykke fra den registrerede allerede på tidspunktet for indsamlingen, såvel til klubbens almindelige behandling af personoplysningerne som en eventuel videregivelse heraf.
8. Hvis klubben indberetter medlemsoplysninger til udenforstående, er det tvingende nødvendigt at indhente samtykke fra de registrerede til denne videregivelse. Hvorledes samtykket indhentes er underordnet, det vigtigste er at samtykket efterfølgende kan påvises af klubben. Samtykket kan således indhentes via email (”klik ”ja””), via hjemmeside (”kryds af i feltet”) eller pr. brev (underskriv nederst).
9. Hvis klubben videregiver medlemsdata til kommunen, fagforening o.lign. har klubben også pligt til at berigtige, få slette eller få begrænset modtagerens behandling af medlemsdatene.

Reglerne er ikke ligefrem nemme at forstå, men vejledningen indeholder også en skabelon, som kan hjælpe jer med at overholde lovgivningen.